La Secretaría Académica, depende del Rector. Por autoridad funcional, es la responsable de los procesos de apoyo a la gestión académica. Le corresponde llevar el registro y control de los aspectos legales de la Institución, responsabilizándose de la seguridad y legalidad de los mismos. Es la persona encargada de velar por el diligenciamiento y cumplimiento de los libros reglamentarios, registros y controles de tipo académico tanto a nivel interno como externo, lo mismo que del mantenimiento de los archivos correspondientes, con ética profesional y de acuerdo con los criterios del Colegio.
Funciones de Secretaría Académica
- Mantener organizada y actualizada la documentación e información de los estudiantes tanto en medio físico, como en las plataformas establecidas para tal fin.
- Gestionar las plataformas establecidas por el Ministerio de Educación, el Colegio y la Secretaría de Educación, manteniendo actualizada la información y entregando los reportes oportunamente.
- Brindar la atención a estudiantes, docentes y padres de familia.
- Elaborar certificados de notas, constancias y certificados de escolaridad.
- Colaborar en la organización del proceso de matrícula de los estudiantes
- Planear y manejar la graduación de los estudiantes
- Llevar los registros correspondientes a libros reglamentarios, de calificaciones, admisiones, recuperaciones, validaciones, asistencia y acta de reuniones, certificados de estudio y diplomas.
- Responder por el manejo y organización del archivo
- Responder por el estado de los equipos bajo su responsabilidad y adoptar los mecanismos para su conservación, protección y uso adecuado.
- Elaborar las listas de estudiantes para efectos de docentes y administrativos
- Colaborar con el rector en la elaboración de informes
- Atender al público en el horario establecido
- Cumplimiento de su jornada laboral
- Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo